Beendigung von Dienstverhältnissen – Trennungsgespräche führen
Besonders ehemalige Mitarbeiterinnen sprechen sehr häufig über ihr Unternehmen. Die Beachtung bestimmter Gesprächsgrundsätze im Trennungsprozess helfen, Vergangenes aufzuarbeiten und unerfreuliche Erlebnisse anders zu sehen. Voraussetzung dafür ist, dass ein Austausch über die Unterschiede in den Sichtweisen von Führungskraft und Mitarbeitenden in konstruktiver Haltung möglich ist.
Führungskräfte mit geringer Erfahrung in kritischen Gesprächssituationen sehen sich meist genötigt, Rechtfertigungen für das „Unausweichliche“ zu kommunizieren. Dabei ist mit Gegenwehr vom Mitarbeitenden zu rechnen. Sofort wird eine Spirale der Vorwürfe und teilweise auch Respektlosigkeiten in Gang gesetzt, die zur Eskalation des Gesprächs führen können. Es wird schwierig bis unmöglich, dass auch positiv Erlebtes in dem dann verfahrenen Gespräch Platz findet. Monologe, die ausschließlich das Ziel verfolgen, die Gründe aus Sicht der Vorgesetzten zu vermitteln, erzeugen Unverständnis und Gräben der Vergangenheit vertiefen sich damit.
Wenn Führungskräfte erkennen, dass sie selbst Auslöser und Beeinflusser des Gesprächsverlaufs sind, ist ein erster Schritt gemacht. Ein zweiter ist zu erkennen, indem es nicht (mehr) darum geht, sich selbst in der eigenen Entscheidung gegen Mitarbeitende zu bestärken, sondern gemeinsam über die Vergangenheit nachzudenken, und dabei Ressourcen sowie Ansätze für eine persönliche oder berufliche Neu-Orientierung zu finden.
Verhaltens-, und betriebsbedingte Trennungsgespräche sollten unterschiedlich geführt werden. Beim einen ist der Auslöser das Fehlverhalten der Mitarbeitenden, beim anderen sind die Auslöser z.B. krisenbedingte Umstrukturierungsmaßnahmen. Beide Gesprächsverläufe haben jedoch gemeinsam, dass spätestens in der letzten Phase des Gesprächs darüber gesprochen wird, was in Zukunft für den Gesprächspartner beim nächsten Betrieb anders sein soll, sodass Betroffene mit einer Idee der Veränderung das Unternehmen verlassen können. In vielen Fällen ist es empfehlenswert, einen Folge-Termin anzubieten. Trotz respektvoller und emphatischer Vermittlung der Kündigung kann ein Schock ausgelöst werden, selbst wenn Mitarbeitende schon damit gerechnet haben.
Hier ein möglicher Gesprächseinstieg bei einer betriebsbedingten Kündigung:
Angesichts der aktuell dramatischen Situation im Unternehmen bleibt uns nichts anderes übrig als Kündigungen auszusprechen. Ich möchte betonen, dass, auch wenn wir hier über eine Beendigung des Dienstverhältnisses mit Ihnen sprechen, das nichts mit Ihrer Arbeitsleistung oder Ihrem bisherigen Engagement zu tun hat. Wir haben Sie als engagierte Mitarbeiterin kennengelernt, die sich gerne eingebracht hat. Sie haben Veränderungen mitgetragen und den Bereich unterstützt. Wir sehen uns angesichts der bereits bekannten Situation gezwungen, einschneidende schmerzhafte Maßnahmen umzusetzen. Tatsache ist, dass die Entscheidung zur Beendigung von Dienstverhältnissen gefällt ist und Sie gehören zu jener Gruppe von Mitarbeitenden, die betroffen sind. Wir bieten in einer solchen Situation eine einvernehmliche Auflösung des Dienstverhältnisses an.
Wichtig ist, von Anfang an klarzustellen, dass bei der betriebsbedingten Kündigung kein Weg am bevorstehenden Austritt vorbei führt. Genauso wichtig ist es aber auch, zu kommunizieren, dass es nicht am persönlichen Verhalten, an der Leistung, oder der Qualität der Zusammenarbeit liegt, ebenso wenig daran, dass Mitarbeitende etwas anders machen hätten können. Damit werden Selbstvorwürfe vermieden oder entkräftet. Zielsetzung ist vielmehr, dass die ausscheidende Mitarbeiterin ihre eigenen Ressourcen und Fähigkeiten erkennt.
Die Wirkung ist eine andere als beim verhaltensbedingten Kündigungsgespräch, das quasi als letzte Konsequenz nach einer Reihe von in der Vergangenheit bereits angesprochenen Verhaltensproblemen steht. Hier hat die Mitarbeiterin die Situation mitverursacht und hätte diese auch verhindern können. Aber auch hier muss vom Gesprächsbeginn an nachvollziehbar sein, dass kein Ausweg durch eine Verhaltensänderung mehr möglich ist. Das heißt die konkrete Begründung für die Kündigung muss zwar vorbereitet und präsent sein, der Fokus des Gesprächs wird aber auf die unmittelbar folgenden konkreten Schritte gelenkt. Damit werden die Rahmenbedingungen des Austritts besprochen und nicht die Vergangenheit aufgearbeitet.
Wenn es der ausdrückliche Wunsch der Mitarbeitenden ist, doch über die Vergangenheit zu reflektieren, dann bieten wir an, dies nach dem Trennungsgespräch zu tun. Das hilft, den Fokus auf den Rahmenbedingungen zu lassen und gleichzeitig die Zukunft zumindest anzudenken.
Hier ein möglicher Gesprächseinstieg einer verhaltensbedingten Kündigung:
Wir sehen uns jetzt, angesichts der mit Ihnen bereits mehrere Male besprochenen Situation gezwungen, ihr Dienstverhältnis zu beenden. Eine Reihe von Ereignissen, über die wir jetzt im Detail nicht mehr sprechen werden, hat zur Entscheidung geführt, dass es keine gemeinsame Zukunft im Unternehmen mehr geben kann. Ich möchte mit Ihnen heute gerne über die Rahmenbedingungen sprechen, d.h. wie die nächsten Schritte und die letzten Tage vor dem Austritt aussehen können, sowie die rechtlichen Details klären. Wenn es Ihr Wunsch ist, können wir gerne im Anschluss noch auf weitere Themen eingehen, die Ihnen ein Anliegen sind, und Ihnen und uns die Gelegenheit zu geben, in der Vergangenheit offen Gebliebenes abzuschließen. Wenn Sie Unterstützung in einer beruflichen Neuorientierung benötigen, können wir dies auch bei anderer Gelegenheit
besprechen.
Die Rolle im HR kann dabei in der Führung der Gespräche, inklusive Mitteilung der Entscheidung und Aushandlung der Bedingungen liegen, oder sich auf die Moderation der Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden beschränken. In jedem Fall gilt es, den Fokus so zu lenken, dass die Grundwerte, insbesondere der respektvolle Umgang im Gespräch unter Wahrung von Integrität, Ehrlichkeit, Offenheit und Mitgefühl beachtet werden. Im Sinne des Employer Brandings stellt sich die Frage, ob es nicht sinnvoller ist, auf die Rechtfertigung des „wahren“ Grundes für die Beendigung der Zusammenarbeit zu verzichten und mit einem auf die Zukunft, die Zeit danach, gerichteten Gespräch für eine positivere Stimmungslage zu sorgen. Dies jedenfalls auszuprobieren, soll an der Stelle empfohlen werden und besonders bei heiklen Gesprächen sollte nichts unversucht bleiben, trotz allem noch ein versöhnliches Bild des Unternehmens zu hinterlassen.